Sistemas a medida · Barcelona

Cuando el Excelya no da más.

Para empresas que han crecido y siguen llevando la operación en Excel y en herramientas que no se conectan entre sí. Construimos el sistema que las sustituye y lo mantenemos en marcha por una cuota mensual. Los números son los de verdad, y nadie tiene que cuadrarlos a mano.

Hecho a medida de la operación·Lo mantenemos en marcha cada mes·Con base en Barcelona

Cómo lo planteamos

i.

Empezamos por cómo se trabaja hoy.

Antes de proponer nada queremos ver los Excel, las herramientas y quién hace qué, porque el sistema tiene que adaptarse a la operación real y no al revés.

ii.

Seguimos ahí cuando el sistema ya funciona.

Un sistema que nadie mantiene acaba fallando y la gente vuelve al Excel. Por eso después de construirlo nos encargamos de que siga en marcha, por una cuota mensual.

iii.

Construimos lo más pequeño que resuelve el problema.

Cuantas menos piezas tiene un sistema, menos cuesta mantenerlo y menos cosas pueden fallar. Si más adelante hace falta algo más, se añade entonces.

Qué hacemos

Lo que construimos y mantenemos en marcha.

Cada empresa llega con un problema distinto, así que no vendemos un producto cerrado. Estas son las piezas con las que trabajamos, y normalmente no hacen falta todas a la vez.

01

Datos e informes

Juntamos en un solo sitio los datos que hoy están repartidos en Excel y en distintas herramientas, para que los informes se actualicen solos y las cifras cuadren entre departamentos.

Base de datos/Conexiones/Informes
02

IA y automatización

Automatizamos el trabajo repetitivo que hoy se hace a mano, como copiar datos de documentos o preparar informes, y mantenemos a una persona revisando lo importante.

Documentos/Búsqueda/Tareas repetitivas/Previsiones
03

Sistema a medida

La herramienta que el equipo usa cada día, hecha para cómo trabaja la empresa. Sustituye a los Excel que se pasan por correo y a los programas que no se conectan entre sí.

Software a medida para pymes en Barcelona

Aplicación interna/Permisos/Integraciones/Mantenimiento
04

Dirección de sistemas de datos (CTO a tiempo parcial)

Es el servicio recurrente que sigue a una construcción. Con el sistema ya en marcha, seguimos al frente de él por una cuota mensual: se decide qué se mantiene, qué se añade y qué proveedores hacen falta, para que los números sigan siendo los de verdad mientras la empresa crece.

Prioridades/Proveedores/Costes/Siguientes pasos
Cómo se monta

De los Excel sueltos a un solo sistema.

Cada empresa tiene sus herramientas, pero el esquema suele ser el mismo. Recogemos los datos de donde están, los juntamos en un solo sitio y de ahí sale lo que necesita cada persona.

AXIS / SISTEMADel dato a la decisiónen marcha
01De dónde sale
Excelhojas · correo
Programa de gestiónfacturación · contabilidad
Herramientas onlineventas · clientes
Documentosfacturas · pedidos · pdf
EL SISTEMA02
RECOGERsin copiar a mano
GUARDARuna sola base de datos
PROCESARreglas · automatización
COMPROBARvalidaciones de datos
Qué se obtiene03
Informesdirección · operaciones
Previsionesventas · caja
Automatizacionestareas repetitivas
Asistentes de IAbúsqueda · documentos
Cómo trabajamos

Primero entendemos cómo trabaja hoy la empresa.

Cada fase dura unas dos semanas y tiene un precio cerrado. Antes de empezar queda por escrito qué incluye y qué no. En cada fase se sabe qué se recibe y cómo comprobar que va bien, porque es la operación de la empresa la que se apoya en esto.

FaseQué hacemosQué se recibeCómo comprobarlo
01

Entender

Hablamos con quien lleva la operación, vemos los Excel y las herramientas, y apuntamos dónde se pierde más tiempo.
Mapa de herramientasRiesgosPor dónde empezar
¿Se reconoce la empresa en lo que contamos?
02

Diseñar

Decidimos con quien lleva la operación qué se construye primero y qué se deja para después, y lo explicamos por escrito y sin tecnicismos.
Qué hará el sistemaQué se queda fueraPropuesta por escrito
¿Queda claro qué se va a recibir y por qué en ese orden?
03

Construir

Construimos por partes, que se van viendo a medida que funcionan, con datos reales de la empresa.
Sistema funcionandoLos datos dentroEquipo usándolo
¿El equipo ya lo usa en lugar del Excel?
04

Mantener

Una vez en marcha, la cuota mensual cubre su mantenimiento. La construcción se acuerda aparte, por escrito, antes de empezar.
Sistema en marchaMantenimientoUna cuota mensual
¿Queda claro qué cubre la cuota y qué no?

Qué es una fase

Unas dos semanas
Cada fase dura unas dos semanas y tiene un precio cerrado.
Primero por escrito
Antes de empezar queda por escrito qué incluye y qué no.
Entrega fase a fase
En cada fase se sabe qué se recibe y cómo comprobar que va bien.
Pago al aceptar
La mitad al empezar y la otra mitad al entregar, esta última solo si se cumplen los criterios de aceptación.

Por fases de unas dos semanas, con precio cerrado por fase. El precio depende del alcance, y el alcance y lo que queda fuera se acuerdan por escrito antes de empezar. El pago se divide en dos: la mitad al empezar cada fase y la otra mitad al entregarla. La segunda mitad solo se paga si la fase cumple los criterios de aceptación que dejamos por escrito antes de empezar.

Qué cambia

De archivos sueltos a una sola plataforma.

La mayoría de las construcciones no se resumen en un porcentaje. Cambian la forma de trabajar de la empresa.

Antes

Sin sistemas, con hojas de cálculo sueltas o a mano.

La información vive en hojas de cálculo, en registros escritos a mano o en la cabeza de las personas, o no hay ningún sistema.

  • Hojas de cálculo
  • Registros a mano
  • Sin sistema
Después

Una plataforma integrada.

Cada persona entra con su usuario y todo queda en una base de datos centralizada.

  • Acceso por usuario
  • Base de datos centralizada

Un patrón habitual, no un cliente concreto.

Empresa de servicios con cartera de clientes
Situación de partida

El equipo seguía la reputación online de sus clientes en varias fuentes (reseñas de Google, redes sociales, webs de reseñas B2B y tiendas de apps) y tenía que actuar sobre las menciones negativas. La herramienta de partida fallaba y no se podía usar con fiabilidad.

Qué se construyó

Se estabilizó la herramienta, se añadió la ejecución automática diaria y semanal y la conexión con las reseñas de Google, y se hizo visible cómo puntúa la IA cada mención.

Qué cambió para los usuarios

Las menciones nuevas aparecen sin lanzar la búsqueda a mano, y cada una se puede revisar con el motivo de su clasificación.

Preguntas frecuentes

Lo que conviene saber antes de la primera llamada.

¿Qué hace Axis Data Labs?
Axis Data Labs SL es una empresa tecnológica con sede en Barcelona. Diseñamos y construimos sistemas a medida que sustituyen a las hojas de cálculo y a las herramientas desconectadas de una empresa, y mantenemos esos sistemas a cambio de una cuota mensual.
¿Para qué empresas tiene sentido?
Para empresas que han crecido y siguen llevando la operación en Excel y en herramientas que no se conectan entre sí. Si lo que hay hoy funciona y no da trabajo, probablemente no hace falta contar con nosotros.
¿Qué cubre la cuota mensual?
La cuota mensual cubre el mantenimiento del sistema, no su construcción. Qué incluye exactamente el mantenimiento depende de cada sistema, y lo concretamos por escrito antes de empezar.
¿Hay que cambiar todas las herramientas?
No necesariamente. Primero miramos qué se puede conectar y qué conviene sustituir, porque cambiar lo que ya funciona es un gasto que muchas veces se puede evitar.
¿Cómo se empieza?
Con una llamada. Basta con contar cómo se trabaja hoy y dónde se pierde más tiempo; después decimos si creemos que podemos ayudar.
Contacto

¿La operación
ya no cabe en Excel? Hablemos.

En la llamada se cuenta cómo se trabaja y dónde se pierde más tiempo, y después decimos si creemos que podemos ayudar. Si no lo vemos claro, también lo decimos.

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