Que los informes cuadren a la primera.
Si cada departamento saca sus números de su Excel, hay que cuadrarlos a mano antes de cada reunión. Juntamos esos datos en un solo sistema, con informes que se actualizan solos, y lo mantenemos en marcha por una cuota mensual.
Si en una empresa dos informes no coinciden, la reunión se va en discutir cuál es el bueno y no en decidir nada. Los datos están, pero repartidos en muchos sitios y calculados de varias formas.
Números que no cuadran
Cada persona tiene su Excel, lo actualiza cuando puede y calcula las cosas a su manera, así que cuando alguien pregunta una cifra hay que ir a buscarla y luego comprobarla. Ese tiempo sale de gente que debería estar haciendo otra cosa.
Lo arreglamos desde la base. Definimos cómo se calcula cada cifra con quien la usa, juntamos los datos en un solo sitio y hacemos que cualquiera pueda ver de dónde sale cada número.
Un solo sitio para los datos de la empresa
Lo diseñamos para el tamaño que tiene hoy la empresa, porque montar algo más grande de lo necesario solo sirve para pagar más cada mes.
- Una base de datos central con la información de la empresa
- Conexiones con los Excel y las herramientas de la empresa, para no copiar datos a mano
- Cifras definidas una sola vez e iguales en todos los informes
- Informes que se actualizan solos
- Avisos cuando algo se rompe, antes de que aparezca en una reunión
Lo mantenemos en marcha
Un sistema de datos necesita mantenimiento, porque las fuentes cambian y las conexiones se rompen. La cuota mensual cubre ese mantenimiento, y el equipo se dedica a usar las cifras.
Dirección una vez en marcha
Con el sistema ya en marcha, el mantenimiento es una cuota mensual. Si además se quiere que alguien lo dirija, con prioridades, proveedores, costes y siguientes pasos, existe el nivel opcional de CTO a tiempo parcial. Llega después de una construcción, no es el punto de partida.
Qué incluye
Base de datos central
Los datos de la empresa en un solo sitio, con el tamaño que hace falta hoy y margen para crecer.
Conexiones
Carga automática desde los Excel y las herramientas, con avisos si alguna falla.
Informes
Cuadros de mando con las mismas definiciones para todos, tanto para dirección como para cada área.
Control de calidad
Comprobaciones automáticas sobre los datos, para que una cifra mala se detecte antes de llegar a un informe.
Preguntas sobre datos e informes
Nuestros datos son un caos. ¿Por dónde se empieza?
¿Hay que dejar de usar Excel?
¿Por qué nuestros informes no coinciden?
¿Necesitamos un equipo técnico?
¿Qué herramientas se usan?
¿La operación
ya no cabe en Excel? Hablemos.
En la llamada se cuenta cómo se trabaja y dónde se pierde más tiempo, y después decimos si creemos que podemos ayudar. Si no lo vemos claro, también lo decimos.